Das Interview wurde von Teleinformatik mit Claude Arnold, CEO (links im Bild) und Giorgio Vincenti, Head of IT (rechts im Bild), durchgeführt.
Sie führen die Schweizer Businesslösung Exxas als neues Produkt für Ihre Kunden ein. Was ist Exxas und was sind die Beweggründe für die Lancierung?
Claude Arnold: Exxas ist ein vollumfängliches All-in-One ERP-System, welches vom Ticketing System über Zeiterfassung, Projektplanung bis zu Offerten- und Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung, Kreditoren und Debitoren alles auf einer Plattform vereint.
Seit der Ablösung unseres alten ERP- und Ticketingsystems, haben wir Exxas bereits mehr als 5 Jahren äusserst erfolgreich im Einsatz. Die Ausgangslage war, dass wir unsere einzelnen ERP- und Softwarelösungen zusammenführen wollten, um unsere Prozesse zu vereinfachen und unseren Arbeitsaufwand wesentlich zu reduzieren. Heute könnten wir ohne Exxas nicht mehr effizient arbeiten. Gerne möchten wir diesen Erfolg unseren Kunden weitergeben.
Was zeichnet Exxas aus und wodurch unterscheidet sich diese Business Software von anderen Lösungen?
Claude Arnold: Die Bedienung ist sehr intuitiv, einfach und die Darstellung sehr übersichtlich, sodass man kann gleich loslegen kann. Exxas ist webbasiert, der Zugriff ist von überall her gewährleistet und man muss nichts lokal auf dem Computer installieren. Es ist eine branchenübergreifende Lösung, die auf den Dienstleistungssektor wie beispielsweise Handelsbetriebe, Anwaltskanzleien, Treuhandbüros, IT-Dienstleister und weitere Branchen im KMU-Bereich massgeschneidert ist. Bezüglich Kosten ist Exxas im Gegensatz zu anderen Business- ERP-Lösungen wesentlich günstiger. Als Schweizer Produkt beinhaltet es alle Updates und es werden stets neue Funktionen integriert. Besonders zu erwähnen sind die fairen Kosten für die Datenmigration. Generell ist der Initialaufwand, wenn man von einer gegenwärtigen Lösung auf eine neue ERP-Lösung wechseln möchte, sehr überschaubar.
Welche Möglichkeiten bietet die Business Plattform den KMU?
Giorgio Vincenti: Der massgebende Vorteil dieser ERP-Lösung ist eindeutig: die Vereinfachung und die Zentralisierung der Geschäftsprozesse. Damit hat der Kunde wesentlich mehr Zeit sich auf das Tagesgeschäft zu konzertieren. Oftmals werden unterschiedliche und voneinander unabhängige Lösungen eingesetzt für diverse Aufgaben: die Zeiterfassungs-, das Auftragsverwaltungs- oder Rechnungstool. Und manchmal werden Rechnungen sogar noch manuell erstellt. Ein ERP muss diese Möglichkeiten aus einer Hand anbieten können, wodurch die interne IT massiv vereinfacht wird und nicht mehrere Tools unterhalten werden müssen. Besonders vorteilhaft an Exxas ist zudem das Dashboard, womit man effizient im Team arbeiten und die Kollaboration fördern kann. Dies beinhaltet unter anderem die Delegation und das Tracking von Aufgaben, eine gemeinsame Auftragsverwaltung mit einfachen Projektfunktionalitäten, eine Zeiterfassung oder die Übersicht der Aktivitäten für alle im Team. Weiter lässt sich die gesamte Exxas Plattform aus der Cloud betreiben, sodass der Kunde keine eigene Serverinfrastruktur dafür benötigt. Einen weiteren besonders grossen Wettbewerbsvorteil können sich die Kunden mit dem Online-Kundencenter schaffen, welches bereits in Exxas enthalten und individuell erweiterbar ist.
Wie lange dauert die Einführung von Exxas?
Giorgio Vincenti: Grundsätzlich ziemlich schnell. Bei Startups beispielsweise kann Exxas bereits in kürzester Zeit eingeführt werden, da oft auf der grünen Wiese gestartet wird. Bei etablierten Unternehmen kommt es auf die Unternehmensgrösse und der aktuell eingesetzten Software an. Der Umfang der vorhandenen Daten, die übernommen werden und Prozesse, die abgebildet werden, sind für die Migration und Integration massgebend. Erfahrungsgemäss dauert ein Einführungsprojekt ungefähr drei Monate.
Welche Erfahrungen haben Sie gemacht bei der Einführung von Exxas im eigenen Betrieb?
Giorgio Vincenti: Die Erfahrungen waren sehr gut und wir würden es heute wieder machen. Vor der Einführung von Exxas hatten wir drei verschiedene Systeme im Einsatz. Ein Tool für die Zeiterfassung, ein weiteres für die Auftragsverwaltung/CRM und eines für die Rapportierung der erbrachten Dienstleistungen. Dies führte zu sehr viel Verwaltungsaufwand in der Administration und für die Mitarbeitenden. Nach der Einführung von Exxas, waren alle Plattformen an einem Ort zentralisiert und die einzelnen Funktionen harmonierten miteinander. Die Effizienz steigerte sich rasant. Heute können wir es uns nicht mehr vorstellen, ohne Exxas zu arbeiten. Weitere positive Erfahrungen sind die stetige Weiterentwicklung der Lösung mit neuen Funktionen und das sehr intuitive, webbasierte Interface. Wichtige Änderungen wie beispielsweise die Umstellung auf QR-Rechnungen funktionierte auf Anhieb.
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