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Exxas 4.5 | Für Sie. Und Ihre Kunden.

09.06.2022
Das Exxas Update 4.5 ist ein kunterbunter Release von ganz unterschiedlichen Funktionen. Erfahren Sie wie die persönliche Dateiablage, das digitale Mitarbeiterdossier oder die flexible Verrechnung von Leistungen Ihre Arbeit unterstützt.

Ihre persönliche Dateiablage

Wenn in Ihrer Organisation Exxas auch primär für das Dokumentenmanagement genutzt wird, haben Sie vielleicht noch einen Ort für Ihre persönlichen Dateien vermisst. Unter «Meine Arbeit» finden Sie neu den Bereich «Dateien». Darin speichern Sie Dokumente, auf die nur Sie Zugriff haben müssen. Sie können diese Dokumente nicht teilen und auch keinem Benutzer Zugriff erteilen. Denn für diesen Anwendungsfall gehört die Datei in einen gemeinsamen Bereich.

Digitales Mitarbeiterdossier

Das Mitarbeiterprofil wird um Zusatzfelder und ein Register für Dateien erweitert. Damit lässt sich das Mitarbeiterprofil als digitale Personalakte nutzen. Speichern und verwalten Sie Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse, Verträge oder Beurteilungen besonders geschützt. Mit den Microsoft Word-Vorlagen von Exxas können Sie die gewünschten Dokumente auch schnell erstellen. Nur die vorgesetzte Person und Administratoren haben auf diese Dateien Zugriff.

Sie können zudem bis zu 50 individuelle Zusatzfelder für die Mitarbeiterprofile erstellen. Wie für alle Zusatzfelder in Exxas können Sie beliebige Typen wie Dropdowns, Checkboxes oder Textfelder definieren. So können Sie Daten auf dem einzelnen Mitarbeiter hinterlegen und zum Beispiel in Umsysteme integrieren oder für Auswertungen in Power Bi nutzen.

Genehmigungsprozess für weitere Aktivitäten

Mit Exxas 4.5 können Sie den Genehmigungsprozess, welchen Sie bereits von den Lieferantenrechnungen (Kreditoren) und der Zeiterfassung kennen, für weitere Aktivitäten freischalten. Aktivitäten wie Offerten, Aufträge, Projekte, Rechnungen oder Bestellungen erfordern damit eine Genehmigung, bevor diese weiterverarbeitet werden können.

Verrechnung von Leistungen

In einem Projekt, einem Ticket, Serviceauftrag oder Mandat können Sie neu bei den erfassten Leistungen die Verrechnungsart ändern. Die im Artikel hinterlegte Verrechnungsart «wird verrechnet», «wird nicht verrechnet» und «nicht auf der Rechnung» wird bei der Leistungserfassung weiterhin übernommen. Auf diese Weise können Sie bereits in der Erfassung festlegen, wie oder ob die Leistung auf der Rechnung erscheint. Sie benötigen nicht mehr einen separaten Artikel für Kulanzleistungen.

Eindeutige ID für Dokumente und Adressen

Jede in Exxas erstellte oder gespeicherte Datei erhält neu eine eindeutige Nummer (z.B. D1234). Die ID kann mit einem Platzhalter in Microsoft Word-Dokumente eingefügt werden, sofern Sie diese mit den Exxas-Vorlagen erstellen. Unternehmen und Organisationen, die besonders viele Dokumente produzieren, können Ihre «Produkte» damit eindeutig identifizieren. Speziell Rechtsanwälte und Treuhänder werden die Suche mit ID schätzen. Zudem kann der «Pfad» zur Datei in Dokumenten integriert werden. Dieser Pfad besteht aus der Nummer des Speicherorts (z.B. Aktivität oder Kunde) und der Dokumenten-ID (z.B. 500001 | D1234).

Zudem können Sie neu beim Erstellen von Dokumenten mit den Vorlagen eine andere Adresse wählen. Zur Auswahl stehen dabei alle Unternehmen und Kontakte in Ihrem Exxas. Bis anhin konnten Sie ausschliesslich Adressen wählen, die bei der Aktivität oder dem Unternehmen hinterlegt waren.

Verbesserungen und Optimierungen

Zu den obenstehenden Erweiterungen werden nachfolgende Verbesserungen und Optimierungen bereitgestellt:

Erweiterungen bei Aktivitäten

  • Die Artikelgruppen sind neu mehrsprachig. Für jede im Mandanten eingerichtete Sprache kann eine Bezeichnung definiert werden.
  • Unter «Positionen zusammenfassen» steht neu die Auswahl «Nach Artikelgruppen zusammenfassen» zur Verfügung. Hierbei wird pro Artikelgruppe eine Sammelposition erstellt und die dazugehörigen Positionen darunter angeordnet.
  • Bei «Nach Artikelgruppen gruppieren» wie auch bei der neuen Option «Nach Artikelgruppen zusammenfassen» wird die Bezeichnung der Artikelgruppe in der Sprache der Aktivität eingefügt. Wird in einem Dokument über das Kontextmenü die Aktion «E-Mail senden» gewählt, kann neu das E-Mail optional auch ohne Anhang versendet werden.
  • Beim E-Mail-Massenversand (z.B. bei Rechnungen) können nebst dem PDF neu weitere Dateianhänge mitgesendet werden.
  • Die Auswahl von Vorlagen in der Schnellerfassung wurde durch Multi-Select und durch vereinfachte Tastatureingabe optimiert.
  • Bei der Leistungserfassung können mehrere Vorlagen mit Multi-Select hinzugefügt werden. Die Vorlagen öffnen sich zusätzlich auch über das Tastaturkürzel Ctrl + K.
  • Die Anzahl Zusatzadressen, welche mit einer Aktivität (z.B. Offerte, Auftrag, Projekt, Rechnung) verknüpft werden können, wurden von 7 auf 50 erweitert.
  • Für die meisten Aktivitäten (z.B. Offerte, Auftrag, Projekt, Rechnung) wurde die Anzahl der Zusatzfelder von 20 auf 50 erweitert. Diese Zusatzfelder erscheinen neu auch bei den Abos.
  • Ein Datum kann in PDF- und Microsoft Word-Vorlagen in diversen Formaten wie zum Beispiel JJJJ/MM/TT (Jahr/Monat/Tag), MM/TT/JJJJ (Monat, Tag, Jahr), TT/MM/JJJJ (Tag, Monat, Jahr). angezeigt werden. Damit lassen sich z.B. auch amerikanische Formate umsetzen.
  • Im Aktenarchiv stehen bis zu 50 Zusatzfelder zur Verfügung. Neu können auch Projekte archiviert werden.
  • Beim Aktivitäten-Wähler sind die Aktivitäten so sortiert, dass die eigenen Aktivitäten zuoberst in der Liste erscheinen.

Automationen

  • Bei Automationen mit Buttons kann die definierte URL neu auch wahlweise «ohne POST-Anfrage» in einem neuen Tab geöffnet werden oder in einem Dialog geladen werden. Damit können auch simple Websites oder Webapplikationen geöffnet werden.

Übersichten

  • Beim Aktivitäten-Wähler sind die Aktivitäten so sortiert, dass die eigenen Aktivitäten zuoberst in der Liste erscheinen.

Automationen

  • Bei den Automations-Buttons kann die definierte URL neu auch wahlweise "ohne POST-Anfrage" in einem neuen Tab geöffnet werden oder in einem Dialog geladen werden.

Verschiedenes

  • Die Spalten in der Zeiterfassung können neu durch Klick in die Spaltenüberschrift sortiert werden.
  • Bei den Spaltenüberschriften in den Tabellen wurde der Tooltip aktiviert, so dass beim Hover über den Titel die komplette Spaltenüberschrift angezeigt wird.
  • Die Formatierung von Telefonnummern wird vor dem Schreiben auf die Microsoft Word- oder PDF-Vorlage neu formatiert. Dadurch wird eine einheitliche Schreibweise gewährleistet.
  • Exxas spricht nun einheitlich von «Aktiv» und «Deaktiviert». Zuvor gab es an unterschiedlichen Orten diverse Variationen.