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DMS 2.0 verbessert die Zusammenarbeit

21.04.2022
Doubletten oder mehrere Versionen von Dokumenten waren seit jeher eine Herausforderung für Teams. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für eine effiziente Bearbeitung von Dokumenten sinnvoll. Das in Exxas integrierte DMS wurde mit wichtigen Funktionen für eine noch bessere Zusammenarbeit weiterentwickelt.

Strukturiertes Dokumenten-Management

Das Dokumentenmanagement in Exxas wird rege genutzt. Viele Benutzer berichten uns, dass der grosse Vorteil am DMS von Exxas darin liegt, dass Dokumente vollständig in den Geschäftsprozess und die Kundendaten integriert sind - ohne noch eine weitere Applikation einsetzen zu müssen. Das freut uns sehr und treibt uns in der Weiterentwicklung besonders an. Mit Exxas 4.1 haben wir die erste Version des DMS vorgestellt (Beitrag öffnen).

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gehört zu den grundlegendsten Werkzeugen für die Zusammenarbeit im Team. Im Unterschied zu einer einfachen Dateiablage ist ein DMS datenbankgestützt und dadurch mit vielen weiteren Funktionen ausgestattet. Dazu gehört auch die Unterstützung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Mit Exxas 4.4 erweitern wir genau diesen Teil des DMS.

Links und Kommentare zu Dokumente

Wenn Dokumente erstellt und von einem anderen Benutzer weiter bearbeitet werden müssen, kann neu der Link zu einem Dokument kopiert und versendet werden. Oder Sie können den anderen Benutzer mit der @-Funktion in einem Kommentar erwähnen, damit dieser die Nachricht per E-Mail mit dem Link zum Dokument erhält.

Dokumente per E-Mail senden

Neu können Sie einzelne oder mehrere Dokumente direkt aus Exxas per E-Mail versenden. Dadurch müssen Sie die Dokumente nicht zuerst herunterladen und diese zum Beispiel in Microsoft Outlook hinzufügen.

Dokumente beschreiben und taggen

Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, können Sie nicht nur die Bezeichnung definieren, sondern neu auch eine Beschreibung anbringen. Zudem können Sie dem Dokument Tags vergeben, die Sie in der Administration einheitlich definieren können. Sie können pro Dokumente auch individuelle Tags setzen. Die Beschreibung und die Tags werden von der Suche ebenfalls indexiert, so dass Sie Dokumente einfacher finden können.

Einheitliche Bezeichnungen für Dokumente

Zum Schluss haben wir noch etwas ganz Besonderes für Ordnungsliebhaber. Die Bezeichnungen für Dokumente können in Exxas neu einheitlich definiert werden. Dafür stehen in der Administration Platzhalter zur Verfügung. Bezeichnungen wie 20220420 Muster AG - 554384 Verkaufspräsentation.pptx lassen sich damit einfach umsetzen und so durch das ganze Dokumentensystem ziehen.