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Aktivitäten-Management

09.06.2021
Gruppieren Sie Ihre Aktivitäten wie Serviceaufträge, Tickets, Aufgaben oder Verkaufschancen zum Beispiel nach Terminen, Kategorien, Status oder der letzten Aktion. Organisieren Sie Ihre persönliche Arbeit und diejenige Ihres Teams mit Kanban-Boards. Kanban-Boards stehen zum Beispiel auch bei den Auftragsübersichten, in den Projektaktivitäten oder im Kundendossier zur Auswahl. In den Einstellungen Ihres Mandanten können Sie neu Status-Typen für die unterschiedlichen Aktivitäten definieren. Zudem können nun abgeschlossene Aktivitäten eingeblendet werden.

Kanban ist ein hervorragendes Hilfsmittel, um Aufgaben anschaulich darzustellen und persönlich produktiver zu werden. Eigentlich ist Kanban ein Rahmenwerk für das Projektmanagement, das den agilen Ansatz unterstützt. Agile wiederum ist eine umfassende Strategie zur Steuerung und Abwicklung von Projekten. Kanban-Boards, wie auf dem obenstehenden Screenshot, sind äusserst beliebt und haben sich in vielen Arbeitsbereichen etabliert.

Mit Exxas 4.1 stellen wir an vielen Orten die Kanban-Ansicht bereit. Dazu zählen zum Beispiel der persönliche Arbeitsbereich, der Team-Bereich, die Aktivitätsübersichten oder das Aufgabenmanagement in Projekten. Per Drag-and-Drop lassen sich die Aktivitäten in den Spalten verschieben, wodurch sich auch der Status der Aktivität ändert.

Uns war es besonders wichtig, dass jeder einzelne Benutzer unter Meine Arbeit das Kanban-Board für all seine Aktivitäten und Aufgaben aus den neuen Team-Bereichen verwenden kann. Das bedingt jedoch, dass die Status-Typen nicht bei jedem Projekt oder in jedem Team-Bereich frei definiert werden können. Sie können die Status-Typen zentral in den Mandanteneinstellung erstellen und dabei definieren, welche Aktivitäten und Bereiche den Status verwenden darf. In den neuen Team-Bereichen können die Teamleiter dann auswählen, welche Status-Typen für den Bereich zulässig sind.

Beim Erstellen der Status-Typen empfehlen wir das Prinzip „weniger ist mehr“. Ihre Benutzer werden dankbar sein, wenn ihr persönliches Kanban-Board nicht 56 Spalten hat. Sie können definieren, welche Status-Typen in Ihrer persönlichen Ansicht angezeigt werden. Wenn Sie aber viele Kanban-Spalten ausblenden, dann fällt eine Aufgabe vielleicht auch mal durch die Maschen.

Doch nicht nur das neue Kanban-Board ist ein richtig tolles Feature. Mit Exxas 4.1 können Sie Aktivitäten in der Tabellen- und Listenansicht gruppieren, zum Beispiel nach Termin, Kunden, letzte Aktion oder Kategorie. Sie können auch die Aktivitätstypen filtern, so dass Ihnen nur noch Aufgaben, Tickets und Projekte angezeigt werden. Dasselbe gilt natürlich auch auf der Team-Ebene. Hier können Sie auch noch nach Zuständigkeit filtern, so dass Ihnen nur die Aktivitäten Ihrer Team-Mitglieder angezeigt werden. Die Gruppierungen und Filter werden gespeichert, so dass diese auch beim nächsten Aufruf hinterlegt sind.