Die finanzielle Planung ist bereits für kleine Unternehmen wichtig, um bessere Entscheidungen zu fällen. Organisationen mit über 20 Mitarbeitenden sind ohne solide Planung im Blindflug unterwegs. Wachsende Unternehmen sind mit höheren Anforderungen an die Berichterstattung durch Banken und Investoren konfrontiert. Dazu zählen zum Beispiel Monats- oder Quartalsabschlüsse, aber auch einheitliche Vorgehen für Anlagen, Fremdwährungsbewertung, Abschreibungen und Abgrenzungen.
Advanced Finance erweitert im Update 5.4 die Plattform um Budgetierung, Liquiditätsplanung, Anlagenbuchhaltung, automatische Abgrenzungen und Fremdwährungsausgleich. Weitere zahlreiche Verbesserungen machen die Arbeit in den Finanzen einfacher und effizienter. Ausserdem wird Human Resources ein wichtiger Teil der Business Plattform.
Human Resources jetzt Teilstück der Plattform.
Durch den Ausbau von Exxas kommen immer mehr Funktionen hinzu. Von Zeit zu Zeit müssen Funktionen neu geordnet werden, um den Einstieg für neue Benutzer zu erleichtern. Doch nicht nur deshalb vereinen wir mit Human Resources zahlreiche Funktionen unter dem neuen Dach. Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource in jedem Unternehmen. Mit gut funktionierenden Teams, engagierten Talenten und eingespielten Abläufen ist der Unternehmenserfolg ziemlich sicher.
Mit unserer ganzheitlichen Business Plattform möchten wir Unternehmen erfolgreicher machen. Die Domäne Human Resources gehört dabei ganz sicher dazu. Und wir haben schon viel mehr für Human Resources vorgesehen als die Mitarbeiterverwaltung, Spesenanträge, Zeiterfassung und Auswertungen, die Sie neu unter Human Resources finden.
Detaillierte Budgets für jedes Buchhaltungskonto.
Viele Unternehmen nutzen Budgets um ihre Finanzen zu planen, die Liquidität zu gewährleisten und den Erfolg zu messen. In Exxas können Sie für jedes Konto pro Geschäftsjahr Budgetpositionen erstellen. Die Beträge können auf den Monat genau oder für das ganze Geschäftsjahr gesetzt werden. Sie können beliebig viele Budgetpositionen pro Konto erstellen. Damit lassen sich sehr detaillierte und nachvollziehbare Budgets konfigurieren, ohne dazu noch separate Listen zu führen. Zudem können Sie für Konten eine zuständige Person definieren. Bei Genehmigungsanfragen für Lieferantenrechnungen werden die für Konten zuständigen Personen vorausgewählt.
Das Budget lässt sich bei den Auswertungen integrieren. So können Sie zum Beispiel die Erfolgsrechnung mit Ihrem Budget für einen bestimmten Zeitraum vergleichen. In zusätzlichen Spalten wird die Budgetabweichung als Betrag oder in Prozent berechnet. Wenn für ein Konto ein Jahresbudget definiert wurde, wird bei der Quartal-Erfolgsrechnung das Jahresbudget auf die drei Monate gerechnet. Beim Erstellen eines neuen Geschäftsjahres können die Budgetpositionen auf das Folgejahr übernommen werden.
Budgets in Exxas ermöglichen Ihnen einfach und nachvollziehbar Ihre Finanzen zu planen. Sind alle Budgetpositionen einmal erfasst, können Sie nur noch die Beträge laufend an Ihre Prognosen anpassen.
Anlagen aktivieren und systematisch abschreiben.
Anlagen sind Güter oder immaterielle Vermögenswerte, die im Unternehmen langfristig genutzt werden. Typische Beispiele sind Maschinen, Fahrzeuge, Immobilien, Betriebs- und Geschäftsausstattung oder immaterielle Werte wie Marken, Internetauftritte und Patente. Diese werden in der Buchhaltung aktiviert und über einen längeren Zeitraum abgeschrieben. Damit Anlagen in Exxas nicht mit den Kundenanlagen verwechselt werden, sprechen wir von «Anlageobjekten».
Sie können neue Anlagen unter Anlageobjekte erstellen oder Buchungen bei Lieferantenrechnungen mit Anlageobjekten verknüpfen. Für Anlageobjekte können Sie Kategorien mit unterschiedlichen Konten, Methoden und Nutzungszeiträumen für die Abschreibung definieren. Auch Zusatzfelder lassen sich für Anlageobjekte erstellen.
Für wiederkehrende Abschreibungen müssen Sie keine Berechnungen mehr machen. Setzen Sie für Anlageobjekte die gewünschte Abschreibungsmethode «linear» oder «degressiv». Erfassen Sie noch die Nutzungsdauer in Monaten oder Jahren. Mit Abschreibungsläufen werden Ihre Anlagen automatisiert abgeschrieben. Diese finden Sie ebenfalls unter den Anlageobjekte.
Anlageobjekte können Sie zudem mit Kundenanlagen verknüpfen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie in Anlagen investieren, die Sie an Kunden vermieten. Damit haben Sie vom eigenen Anlageobjekt, über die dokumentierte Kundenanlage und dessen Abo alles in einer verknüpften Kette.
Mit der Anlagenbuchhaltung von Exxas können Sie die Anforderungen Ihrer Revisionsstelle an eine Jahresrechnung erfüllen und gleichzeitig die Abschreibungsarbeit automatisieren.
Leistungszeiträume automatisiert abgrenzen.
Rechnungen enthalten oft Leistungen für bestimmte Zeiträume. So wird zum Beispiel das Zeitschriftenabo für ein ganzes Jahr verrechnet, die Miete wird pro Quartal bezahlt und der Strom wird alle 6 Monate abgerechnet. Durch die Aufteilung dieser Rechnungen und Buchungen in Anteile, bekannt als Rechnungs- oder Periodenabgrenzung, erhalten Sie eine präzisere Erfolgsrechnung. Zudem müssen Unternehmen Leistungen mindestens für die Jahresrechnung und deren Prüfung aktiv und passiv abgrenzen. Ohne Rechnungsabgrenzung sind Finanzauswertungen in KMU zu unpräzis. Doch die Abgrenzung mit manuellen Buchungen ist fehleranfällig und ein immenser Zeitaufwand.
Advanced Finance bietet mit der Rechnungsabgrenzung weitgehende Möglichkeiten Ihre Rechnungen automatisiert abzugrenzen. Und das vollintegriert in die bestehenden Abläufe. Für Rechnungen an Ihre Kunden können Sie das neue Feld «Leistungszeitraum» in den Positionen einblenden. Damit können Sie pro Position einen Leistungszeitraum definieren. Wenn Sie Ihre Abos in Exxas verrechnen, werden die Leistungszeiträume automatisch in die Rechnungen übernommen. Den Ertrag eines am 01.12.2024 im Voraus fakturierten Jahresabos wird Exxas über die passive Abgrenzung auf die nächsten 12 Monate aufteilen. Die Abgrenzung funktioniert auch nachschüssig. Voraussetzung für die jahresübergreifende Abgrenzung ist, dass das Folge- bzw. Vorjahr ebenfalls in Exxas geführt wird.
Bei Lieferantenrechnungen und manuellen Buchungen können Sie für jede Buchungszeile einen Leistungszeitraum festlegen. So können auch Kreditkartenabrechnungen mit zahlreichen Zahlungen für unterschiedliche Abos automatisiert abgegrenzt werden. Abgrenzungsläufe können Sie über die Kontenverwaltung ausführen.
Mit der neuen Rechnungsabgrenzung steht Ihnen ein mächtiges Instrument zur Verbesserung Ihrer Auswertungen bereit, das Ihnen gleichzeitig viel Aufwand erspart.
Differenzen mit Fremdwährungen automatisieren.
Währungskurse ändern sich laufend. Wenn Sie mit Kunden oder Lieferanten zusammenarbeiten, die Rechnungen in einer anderen Währung als Ihrer Leitwährung erhalten oder senden, haben Sie auch mit Währungsdifferenzen zu tun. Am 10. Dezember 2024 erhalten und verbuchen Sie von Ihrem Partner in Deutschland eine Rechnung über 1‘000.- EUR. Ihr Unternehmen führt die Buchhaltung in Schweizer Franken. Die Rechnung bezahlen Sie über Ihr CHF-Bankkonto 10 Tage später. Der Wechselkurs Ihrer Bank ist höher oder tiefer als der Tageskurs am 10. Dezember. Die dabei entstehenden Differenzen müssen als Kursgewinne oder -verluste gebucht werden.
Mit dem Fremdwährungsausgleich automatisieren Sie die Verbuchung von Kursdifferenzen. Über die Kontenverwaltung können Sie den Ausgleich starten. Exxas generiert Ihnen einen Vorschlag mit Konten, Debitoren und Kreditoren, die Kursdifferenzen aufweisen. Sie können alle gewünschten Positionen markieren und Exxas verbucht die Differenzen per Stichdatum.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung in Schweizer Franken (CHF) oder in Euro (EUR) führen, können Sie die Wechselkurse zu anderen Währungen mit der Europäischen Zentralbank bzw. der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) automatisch abgleichen. Im Fall des Schweizer Frankens steht neben dem Tageskurs auch der oft verwendete Monatsmittelkurs zum Abgleich zur Verfügung.
Und noch viel mehr.
Mit Advanced Finance erscheinen über 150 weitere Verbesserungen und Optimierungen. Nachstehend finden Sie eine Auswahl.
- Verbesserung der Importvorlage für Kontenpläne
- Anfangssaldos für Kostenstellen
- Buchungsdatum für Lieferantenrechnungen
- Verlauf anzeigen bei Buchungen
- Rollout von Twig 2.0 für PDF-Vorlagen
- Eingaben in den Buchungsmasken werden automatisch gespeichert
- Verbesserung der Zahlungserfassungsmasken mit Assistenzfunktionen für Debitoren- und Kreditorendokumente
- Vereinfachung und Erweiterung der Kontextmenüs bei Buchungen
- Neue Auswertungen mit Integration von Fremdwährungen
- Monats- und Quartalsauswertungen
- Dateianhänge für Mitarbeiterspesen können im Serviceauftrag und Projekt erfasst werden
- Buchungen von Debitoren, die den Betrag 0.00 enthalten, werden ebenfalls über die Schnittstellen zu Infoniqa 50 ONE (ehem. Sage 50), Topal und Abacus übermittelt.
- Individuelle Konfiguration für die Berechnung von Summen im Kontenplan
- Die Buchungen von bereits verbuchten und bezahlten Kreditoren- und Debitorendokumenten können angepasst werden.
- Verbuchte Lieferantenrechnungen können in der Übersicht markiert und zu einem neuen Zahlungslauf hinzugefügt werden.
- Das Journal bzw. die darin enthaltenen Buchungen können nach Datum (von/bis), Betrag (von/bis), Währung, Konten, Belegnummer (von/bis), Benutzer, Steuercode, Steuerziffer, Konto und Gegenkonto gefiltert werden.
- Vorlagen können in der Buchungsmaske erstellt werden.
- Überarbeiteter Kontenplan
- Verbesserung des Journal-Exports